En aplicación de la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, la gerencia de la Universidad de Sevilla  ha dado unas instrucciones de cumplimiento obligatorio para la tramitación de facturas.

Rogamos su colaboración como proveedor, ciñéndose a estas instrucciones, y ayudándonos a que podamos tramitar la factura lo más rápidamente posible, y pueda Vd. cobrar en el más breve plazo.

Facturas electrónicas

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas obliga a los proveedores que emitan facturas de importe superior a 5.000 €,  a la presentación de las mismas en formato electrónico a través del punto general de entrada de facturas electrónicas. En el caso de la Universidad de Sevilla este punto general de entrada de facturas electrónicas se realiza a través de FACe, por lo que no podrán admitirse para trámite las facturas en papel que superen el importe citado.

Códigos de inserción obligatoria

A partir de ahora, todas las facturas que nos envíen deberán incluir estos datos:

Código Órgano Gestor U01700001
Código Oficina Contable U01700167
Código Unidad Tramitadora GE0002219
Código Órgano Proponente 18.60.18

Estos datos pueden variar para cada bien o servicio que nos facture, y son distintos para cada unidad de gasto de la Universidad de Sevilla. Por lo tanto, le rogamos encarecidamente que CONSULTE CON NOSOTROS CADA VEZ QUE HAYA DE EMITIRNOS UNA FACTURA.

LAS FACTURAS QUE NOS LLEGUEN SIN ESTOS DATOS NO PUEDEN SER ATENDIDAS, Y SERÁN DEVUELTAS A SU EMISOR.

Requisitos legales de las facturas

Le recordamos que todas las facturas deben incluir:

  • La palabra “FACTURA”
  • Los datos del emisor: Nombre o razón social, NIF, dirección completa.
  • El número de factura
  • La fecha de emisión
  • El concepto
  • Los datos de la Universidad de Sevilla, que son

 

UNIVERSIDAD DE SEVILLA
CIF Q-4118001-I
C/San Fernando 4,
41004 SEVILLA 

 

  • La cantidad bruta, con desglose de IVA (indicando porcentaje) y de IRPF, si procede (indicando porcentaje, también), y la cantidad neta.
  • La cuenta corriente, en formato IBAN completo (24 caracteres). Esa cuenta debe estar a nombre de la misma persona física o jurídica que emitió la factura.
  • Quienes emitan factura con retención de IRPF, deben acompañar una declaración de compatibilidad (descargar modelo pinchando aquí).

Retención de IRPF del 15%

Si realiza Vd. actividades profesionales y, reuniendo los requisitos legales, se acoge al porcentaje reducido del 15% de retención de IRPF, debe comunicárnoslo expresamente, bien en la misma factura, bien en un documento independiente.

Le sugerimos una fórmula de comunicación, que puede incluir en la misma factura:

“De conformidad con el art. 122. Tres del RD Real Decreto-ley 8/2014, les comunico que, concurriendo las circunstancias mencionadas en dicho artículo, el porcentaje de retención de IRPF que me corresponde es del 15%.”

Si le es aplicable alguna otra reducción o exención de IRPF o de IVA, le rogamos que lo indique expresamente en la factura, y que nos facilite justificación documental de dicha reducción / exención, ya que nuestro Servicio de Intervención nos lo puede requerir.

Entrega de las facturas

De conformidad con las instrucciones de aplicación de la Ley 25/2013 que ha dado la gerencia, a partir de ahora, las facturas originales (en papel) han de ser entregadas a través de registro general (C/San Fernando o Pabellón de Brasil) o bien en nuestra oficina de C/San Fernando 4, en la unidad de gestión económica. Estamos obligados a registrar el momento de la entrada de la factura (día y hora) y a entregar un recibo al emisor. Les recordamos que las facturas de importe igual o superior a 5.000,00 € deben ser entregadas únicamente en formato digital (no en papel) a través del punto general de entrada de facturas electrónicas (véase el primer apartado de esta misma página, “Facturas Electrónicas”).

Aquellas facturas a las que falte documentación (declaraciones de compatibilidad, copias de alta fiscal que en algunos casos nos piden…) serán devueltas al proveedor. Igualmente, aquellas facturas que no hayan sido contempladas en un presupuesto de una actividad y que no nos conste que deban ser pagadas serán devueltas al proveedor.

Le aconsejamos que entregue en mano en nuestra unidad de gestión económica (C/San Fernando 4) las facturas, para podamos  repasarlas y, si hay algún problema, indicárselo en el momento. Especialmente, si Vd. no fuera un proveedor habitual y no nos hubiera emitido facturas con anterioridad.

 

 

 

No recepcionamos facturas en el edificio de C/Madre de Dios, por lo que le rogamos que no se dirija al mismo para este fin.

NO PODEMOS RECEPCIONAR  FACTURAS POR CORREO ELECTRÓNICO. La única forma de presentar facturas online es a través de la plataforma FACe.

NOVEDAD: CONSULTA ESTADO DE TRAMITACIÓN DE LAS FACTURAS.

La Universidad de Sevilla dispone de una nueva funcionalidad para consulta del estado de las facturas a través de  de este enlace (pinchar aquí para acceder).
Rogamos a nuestros proveedores que consulten por esta vía el estado de sus facturas antes de realizarnos una  consulta o indicarnos alguna incidencia.