CICUS

INSTRUCCIONES A LOS PROVEEDORES SOBRE ENTREGA DE FACTURAS Y CONSULTA DEL ESTADO DE TRAMITACIÓN

 

Contratación previa

Con la excepción de los contratos menores prevista en el art. 118 de la Ley de Contratos del Sector Público, todos los contratos de la Universidad de Sevilla deben ser adjudicados por un procedimiento formal a través de la Plataforma de Contratación del Estado, a través de la cual todos los empresarios pueden participar en condiciones de igualdad.

Contratos menores

En determinados supuestos, el art. 118 de la Ley de Contratos del Estado permite realizar contratos menores para cantidades inferiores a los 15.000 euros por año y proveedor (en el caso de los servicios y suministros).

Estos contratos menores requieren de un procedimiento previo de autorización por parte de la Intervención de la Universidad de Sevilla, y no pueden celebrarse hasta que dicha autorización ha sido concedida.

Una vez el Servicio de Intervención de la Universidad autoriza la celebración de un contrato menor, facilitamos al proveedor los códigos necesarios para poder emitir su factura a través del punto general de entrada de facturas electrónicas  (ver más abajo el apartado Códigos de inserción obligatoria). Es importante recalcar que el proveedor no puede considerar que se le haya realizado encargo alguno hasta que reciba esos códigos, que conllevan la autorización del Servicio de Intervención, y por lo tanto no puede comenzar la prestación del servicio o realizar la entrega de los bienes.

Requisitos legales de las facturas

Le recordamos que todas las facturas deben incluir:

  • La palabra “FACTURA”
  • Los datos del emisor: Nombre o razón social, NIF, dirección completa.
  • El número de factura
  • La fecha de emisión
  • El concepto
  • Los datos de la Universidad de Sevilla, que son

 

UNIVERSIDAD DE SEVILLA
CIF Q-4118001-I
C/San Fernando 4,
41004 SEVILLA 

 

  • La cantidad bruta, con desglose de IVA (indicando porcentaje) y de IRPF, si procede (indicando porcentaje, también), y la cantidad neta. Si aplica alguna exención tributaria, debe indicar el precepto legal por el que la disfruta (por ejemplo: exento IVA art. xxxx de la Ley 37/1992).
  • La cuenta corriente, en formato IBAN completo (24 caracteres). Esa cuenta debe estar a nombre de la misma persona física o jurídica que emitió la factura.
  • Los profesionales autónomos emitan factura con retención de IRPF, deben acompañar una declaración de compatibilidad (descargar modelo pinchando aquí)La declaración de compatibilidad deberá ser firmada electrónicamente (utilice Adobe Acrobat Reader o similar) y subida como documento adjunto al mismo tiempo que la factura en el punto general de entrada de facturas electrónicas.

Facturas electrónicas

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas obliga a los proveedores que emitan facturas  a su presentación de las mismas en formato electrónico a través del punto general de entrada de facturas electrónicas.

 

Códigos de inserción obligatoria

Todas las facturas que nos envíen a la Dirección General de Cultura y Patrimonio de la Universidad de Sevilla deberán incluir estos datos, imprescindibles para poder grabarlas en el punto general de entrada de facturas electrónicas (FACe).:

Código Órgano Gestor U01700001
Código Oficina Contable U01700167
Código Unidad Tramitadora GE0002219
Código Órgano Proponente CONSULTAR
Expediente CONSULTAR

 

los datos pueden variar para cada bien o servicio que nos facture, y son distintos para cada unidad de gasto de la Universidad de Sevilla. Por lo tanto, le rogamos encarecidamente que CONSULTE CON NOSOTROS CADA VEZ QUE HAYA DE EMITIRNOS UNA FACTURA.

LAS FACTURAS QUE NOS LLEGUEN SIN ESTOS DATOS NO PUEDEN SER ATENDIDAS, Y SERÁN DEVUELTAS A SU EMISOR.

Entrega de las facturas

En los casos residuales en los que se presenten facturas en papel, conforme al artículo 38 de la mencionada Ley 25/2013, los proveedores habrán de hacerlo, necesariamente, en un registro administrativo. La Universidad de Sevilla mantiene abiertas dos oficinas de registro: en el Rectorado (C/San Fernando 4) y en el Pabellón de Brasil (Paseo de las Delicias, s/n esquina Avenida Eritaña).  Estamos obligados a registrar el momento de la entrada de la factura (día y hora) y a entregar un recibo al emisor.

Sólo admitiremos facturas en papel en los casos residuales en los que es legalmente posible. Si (como resulta en la inmensa mayoría de los casos) está Vd. obligado a presentar la factura en el punto general de entrada de facturas electrónicas (FACe), estamos obligados a devolverle la factura y no atenderla.

Aquellas facturas a las que falte documentación (declaraciones de compatibilidad, copias de alta fiscal que en algunos casos nos piden…) serán devueltas al proveedor. Igualmente, aquellas facturas que no hayan sido contempladas en un presupuesto de una actividad y que no nos conste que deban ser pagadas serán devueltas al proveedor.

Le aconsejamos que consulte con nuestra unidad de gestión económica (C/San Fernando 4) cualquier duda previa antes de presentar la factura. Especialmente, si Vd. no fuera un proveedor habitual y no nos hubiera emitido facturas con anterioridad.

 No recepcionamos facturas en el edificio de C/Madre de Dios ni en las oficinas de la Dirección General de Cultura y Patrimonio en C/San Fernando, por lo que le rogamos que no se dirija a estos lugares para este fin.
 
NO PODEMOS RECEPCIONAR  FACTURAS POR CORREO ELECTRÓNICO. La única forma de presentar facturas online es a través de la plataforma FACe.

CONSULTA ESTADO DE TRAMITACIÓN DE LAS FACTURAS.

En el punto general de entrada de facturas electrónicas (FACe), los proveedores pueden, además de enviar facturas, consultar el estado de cada una de ellas.

Igualemente, la Universidad de Sevilla dispone de una funcionalidad para consulta del estado de las facturas a través de  de este enlace (pinchar aquí para acceder).

Rogamos a nuestros proveedores que consulten por ambos canales el estado de sus facturas antes de realizarnos una  consulta o indicarnos alguna incidencia.

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